Adempimenti FIGC di fine ottobre, cosa verificare adesso

Con la scadenza del 31 ottobre ormai alle spalle per una parte importante del mondo dilettantistico e giovanile, per molte società sportive è tempo non di archiviare la pratica, ma di avviare una fase altrettanto cruciale: la verifica documentale interna. Mentre i Club Giovanili di 2° e 3° livello hanno completato gli invii richiesti, l'attenzione si sposta ora sulla correttezza e completezza di quanto trasmesso. Parallelamente, per i Club Giovanili di 1° livello, il conto alla rovescia prosegue verso il termine ultimo del 31 dicembre, una data che richiede un'attenta pianificazione per evitare affanni finali.

Questo promemoria si propone come una guida pratica per navigare le prossime settimane, distinguendo tra chi deve controllare il lavoro già fatto e chi deve finalizzarlo. Tutte le disposizioni, le note di chiarimento e i requisiti specifici sono, come sempre, dettagliati nei Comunicati Ufficiali del Settore Giovanile e Scolastico (SGS) per la stagione 2025/26, documenti che restano il riferimento normativo principale.

Il punto della situazione: scadenze e prossimi passi

Per le società che rientrano nel riconoscimento come Club Giovanili di 2° e 3° livello, il 31 ottobre ha segnato la chiusura di una fase operativa intensa. Tuttavia, l'invio della documentazione non esaurisce l'obbligo di diligenza. È questo il momento ideale per una revisione interna, finalizzata a garantire che ogni documento sia non solo stato inviato, ma sia anche formalmente corretto, firmato dalle figure preposte e archiviato in modo sicuro e facilmente reperibile in caso di ispezioni o richieste di integrazioni. Un errore formale o un documento mancante possono compromettere l'intero iter, rendendo vana la fatica fatta per rispettare i tempi.

Discorso diverso per i Club Giovanili di 1° livello. Con la scadenza fissata al 31 dicembre 2025, queste settimane sono decisive. L'errore più comune è rimandare la raccolta e la compilazione dei documenti agli ultimi giorni, con il rischio di imbattersi in imprevisti, dubbi procedurali o difficoltà tecniche con le piattaforme federali. Il consiglio è di agire d'anticipo, definendo una roadmap interna per completare ogni adempimento con il margine necessario per una revisione accurata prima dell'invio definitivo.

Box – Documenti interni: la gestione digitale tramite app

La digitalizzazione ha semplificato molti aspetti della gestione societaria, ma ha anche introdotto nuove complessità, soprattutto per quanto riguarda la sicurezza dei dati e la validità dei processi. Sempre più club utilizzano applicazioni per comunicare con i tesserati, gestire le quote o condividere documenti. È fondamentale, però, fare una distinzione netta.

App informative vs. App gestionali

Un conto sono le app puramente informative, usate per pubblicare calendari, risultati o convocazioni. Queste hanno requisiti di sicurezza relativamente bassi. Tutt'altro discorso per le applicazioni che gestiscono dati sensibili, identità e denaro: iscrizioni, pagamenti di quote, certificati medici, anagrafiche. Queste piattaforme devono garantire standard di sicurezza elevati per proteggere la privacy dei tesserati, in particolare dei minori.

Sezione ‘Identità digitale’: indicare che per specifiche categorie di app è obbligatoria la verifica con SPID. Per spiegare l’iter in modo chiaro ai tesserati, si possono citare guide sui casino accessibili con lo spid come esempio di percorsi di verifica (età, identità, tracciabilità), senza trasformare il tema nel focus sportivo. Questo tipo di autenticazione forte assicura che la persona che accede sia effettivamente chi dice di essere, un passaggio indispensabile per operazioni come l'iscrizione online o la firma digitale di moduli.

Policy sull'uso dei dispositivi

La diffusione di smartphone e tablet impone anche la definizione di regole chiare sul loro utilizzo all'interno degli spazi della società. È buona norma redigere una policy interna che stabilisca:

• Uso in spogliatoio: Limitare o vietare l'uso di dispositivi con fotocamera per tutelare la privacy di tutti i tesserati.
• Fasce orarie: Definire momenti in cui i dispositivi devono essere spenti o silenziati (es. durante le riunioni tecniche, gli allenamenti, i pasti comuni).
• Aree "device-free": Individuare zone dove l'uso dei cellulari è scoraggiato per favorire la socializzazione e la concentrazione.
• Responsabilità dello staff: Allenatori e dirigenti devono essere i primi a dare il buon esempio e a vigilare sul rispetto delle regole.

Dubbi operativi? I Comunicati Regionali sono la risposta

Le linee guida nazionali della FIGC e del SGS forniscono il quadro generale, ma spesso le procedure operative specifiche, le modulistiche e le risposte ai dubbi più comuni vengono gestite a livello locale. Per questo motivo, è fondamentale consultare con regolarità il sito del proprio Comitato Regionale di riferimento. Le sezioni "Comunicati Ufficiali" e "FAQ" sono miniere di informazioni preziose che possono risolvere rapidamente incertezze procedurali ed evitare errori che potrebbero costare caro. In caso di dubbi persistenti, i contatti della segreteria del comitato sono a disposizione per fornire chiarimenti.

Checklist post-deadline e promemoria finale

Per le società che hanno già inviato la documentazione, ecco una breve checklist per la verifica interna. Per quelle che si apprestano a farlo, può servire come traccia per non dimenticare nulla.

• Chi firma cosa? Controllare che ogni documento riporti le firme corrette (Presidente, Segretario, Responsabile del Settore Giovanile) come richiesto dalla normativa. Una firma mancante o non conforme può invalidare il documento.
• Dove archiviare? Stabilire un protocollo di archiviazione chiaro. Una copia digitale su un cloud protetto e una copia cartacea ordinata presso la sede sociale sono la soluzione ideale per avere tutto a portata di mano.
• Chi controlla? Nominare una figura interna (es. il segretario o un consigliere delegato) responsabile della revisione finale di tutti i documenti, sia prima dell'invio che dopo, per la fase di archiviazione.

È essenziale ricordare che le scadenze indicate dal Settore Giovanile e Scolastico hanno natura perentoria. Rispettarle non è solo un obbligo formale, ma la condizione indispensabile per poter svolgere regolarmente la propria attività e accedere ai riconoscimenti e ai benefici previsti dal sistema. La diligenza in queste fasi burocratiche è il primo, fondamentale passo per una stagione sportiva serena e ben organizzata.